Termék · munkaidő-nyilvántartás
Hogyan működik a munkaidő-nyilvántartó program a gyakorlatban?
Ez az oldal lépésről lépésre bemutatja, hogyan működik a SimpliTime, és mire figyeljen a bevezetésnél. A csomagokat és az árakat a munkaidő-nyilvántartó program főoldalán találja. A SimpliTime webes rendszer magyar vállalkozásoknak, a kis csapattól a több ezer fős szervezetig. A dolgozó böngészőből rögzíti a munkaidejét, a vezető jóváhagyja, a hónap zárásakor pedig egyetlen fájl megy a könyvelőnek — nem tizenöt külön táblázat. Nem teljes bérszámfejtő program: a bér kiszámítását és bevallását nem váltja ki, az ahhoz szükséges munkaidőadatokat készíti elő.
A probléma nem a nyilvántartás hiánya, hanem a szétszórtsága
A legtöbb 20–150 fős cégnél van munkaidő-nyilvántartás. Csak épp négy helyen: a műszakvezető füzetében, egy közös meghajtón lévő Excelben, e-mailben küldött szabadságkérelmekben és a bérszámfejtő fejében.
Ebből a hónap vége mindig ugyanúgy néz ki: valaki összefésüli a fájlokat, telefonál a hiányzó soroktól, és a bérszámfejtésre menő adat végül nem az, amit a vezető jóváhagyott — hanem az, amit az utolsó körben sikerült összeszedni. A hiba nem a hónap végén keletkezik, csak ott derül ki.
Egy munkaidő-nyilvántartó program attól hasznos, hogy a rögzítés, a jóváhagyás és az adatátadás ugyanabban a rendszerben történik, és minden módosításnak nyoma marad.
Így működik a gyakorlatban
Négy lépés, ugyanaz az adat végig.
- A dolgozó rögzítBöngészőből, a natív mobilalkalmazásból vagy a közös iPad-terminálon rögzíti a kezdést, a befejezést és a szünetet, kiválasztja a tevékenységet vagy a projektet. Ha van beállított munkarendje, a hónap előre kitölthető a beosztás szerint, és csak az eltérést kell javítani.
- A vezető jóváhagyjaA vezető listában látja a leadott heteket vagy hónapokat, és tételesen vagy tömegesen hagyja jóvá. Projektalapú működésnél kétszintű jóváhagyás is beállítható: külön a közvetlen vezető és külön a projektfelelős.
- Havi zárás előtti ellenőrzésZárás előtt kilistázhatók a gyanús tételek: hiányzó napok, szokatlanul hosszú műszakok, jóváhagyatlanul maradt sorok. Ez az a pont, ahol a hiba még olcsón javítható.
- Adatátadás a bérszámfejtésnekA hónap lezárása után a rendszer olyan oszlopszerkezetű fájlt állít elő, amilyet a könyvelő vagy a bérszámfejtő kér. Az exportokról napló készül.
A bevezetés lépései
- BeállításFelveszik a dolgozókat, a munkarendeket és a nyitó szabadságegyenlegeket, és kijelölik, ki hagy jóvá.
- Egy csapattal indulnakAz első hónapban egy csapat rögzít a rendszerben, a többiek még a régi módon.
- Összevetik az első zárástA hónap végén a bérszámfejtővel közösen összevetik az exportot a régi táblázattal, és ekkor rögzítik az exportsablont.
- Teljes átállásHa az első zárás egyezik, mindenki átáll, a régi táblázatot pedig lezárják.
Gyakori hibák bevezetéskor
- Mindent egyszerre akarnak bevezetni. Először a rögzítés és a jóváhagyás menjen, a műszaktervezés és a projektelszámolás jöhet a második hónapban.
- Nincs kijelölve, ki hagy jóvá. Ha a jóváhagyási lánc nincs tisztázva, a rendszer csak áthelyezi a káoszt, nem szünteti meg.
- A bérszámfejtővel csak a végén egyeztetnek. Az exportsablont az első hónapban érdemes közösen összeállítani, mert utána évekig változatlanul megy.
- A régi táblázat párhuzamosan él tovább. Ha két nyilvántartás van, a hibás lesz a hivatalos.
Mit tud a rendszer
A felsorolás a ténylegesen elérhető funkciókat tartalmazza. Az elérhetőség csomagfüggő — a részletek az árak között.
- Napi munkaidő rögzítése böngészőből, tevékenységre és projektre bontva
- Munkarendek és szünetek kezelése, a hónap előtöltése a beosztásból
- Törzsidő és túlóra szétválasztása, konfigurálható túlóraszorzókkal
- Egy- és kétszintű vezetői jóváhagyás, tömeges jóváhagyással
- Szabadságkérelem, éves szabadságkeret és csapatnaptár
- Műszaktervezés sablonokból, műszakcserével és eltérésriporttal
- Havi zárás és zárás előtti adatellenőrzés
- Jelenléti ív és havi összesítő PDF/XLSX kimenetben
- Testreszabható oszlopú bérszámfejtési export, mentett sablonokkal
- Szerepkör alapú jogosultságok és auditnapló minden módosításról
- REST API (v1) publikus OpenAPI-leírással, saját integrációhoz
Amit a SimpliTime nem csinál: nem számol bért és nem küld bevallást.
Mikor elég a táblázat, és mikor nem
A táblázat még elég, ha…
- 5–10 fő dolgozik, azonos munkarendben
- nincs műszak, és a túlóra ritka kivétel
- egyetlen ember vezeti a nyilvántartást, és ő is zárja a hónapot
- nem kell visszakeresni, ki és mikor írta át a korábbi adatot
A táblázat kockázatossá válik, ha…
- több vezető hagy jóvá, és nem látszik, ki mit fogadott el
- műszakok, változó munkakezdés vagy több telephely van
- a túlóra rendszeres, és pótlékszorzóval kell számolni
- a bérszámfejtő minden hónapban visszakérdez a hiányzó sorokra
- utólag módosul egy leadott hónap, és nem marad nyoma
Példa: egy 45 fős cég hónapzárása
Tegyük fel, hogy 45 dolgozó közül 32 fix munkarendben, 13 pedig két műszakban dolgozik. A hónap a következőképpen zárul:
| Lépés | Ki csinálja | Mi történik |
|---|---|---|
| Előtöltés | rendszer | A 32 fix munkarendű dolgozó hónapja a beosztásból előáll; a pihenőnapokat, ünnepnapokat és a jóváhagyott szabadságokat kihagyja |
| Rögzítés | dolgozó | Mindenki csak az eltérést javítja: túlóra, korábbi távozás, betegszabadság |
| Jóváhagyás | 3 vezető | Csapatonként listában, tömegesen; a részben jóváhagyott hónap külön jelölést kap |
| Ellenőrzés | HR | Zárás előtt kilistázza a hiányzó és a gyanús tételeket |
| Export | HR | Egy XLSX a bérszámfejtőnek, a saját oszlopsorrendjében |
A lényeg nem az, hogy gyorsabb — hanem hogy a bérszámfejtésre menő adat pontosan az, amit a vezető jóváhagyott, és ez utólag is visszakereshető.
Projektre és tevékenységre bontott munkaidő
Ez a rendszer egyik legkevésbé ismert képessége, pedig szolgáltató, mérnöki és IT-cégeknél gyakran ez dönti el a választást: a munkaidő nemcsak napra, hanem projektre és azon belül tevékenységre is rögzíthető.
- A dolgozó a saját munkaidejét projekt + tevékenység bontásban rögzíti
- Projektenként megadható, ki hagyhatja jóvá az arra a projektre könyvelt órákat — jóváhagyói sorrenddel
- Külön nézet a projektenkénti jóváhagyásra és a jóváhagyott órák havi bontású visszanézésére
- Tevékenységenként és dolgozónként órabér rögzíthető, érvényességi időszakkal — így a régi hónapok a régi órabérrel maradnak
- A projektkód és a projektnév az exportban is szerepeltethető oszlopként, és szűrhető rá
A projekt szerinti jóváhagyás jogosultsághoz kötött: egy projekt jóváhagyott óráit az látja, aki projektkezelési joggal rendelkezik, vagy akit az adott projekt jóváhagyójaként rögzítettek.
Amit ez nem old meg: nincs benne projektköltségvetés-követés, számlázási modul és ügyfélszintű kimutatás. A rendszer az órát és annak jóváhagyását kezeli, nem a projekt pénzügyét.
Kinek való — és kinek nem
Akkor jó választás, ha…
- ma Excelben vagy papíron megy a nyilvántartás
- van vezetői jóváhagyási igény, nem elég a puszta adatgyűjtés
- a hónap végi zárás és a bérszámfejtőnek átadás ma kézi munka
- projektre bontott óraelszámolás is kell
- fontos, hogy visszakereshető legyen, ki mikor mit módosított
Keressen mást, ha…
- beléptető kaput, kártyaolvasót vagy ujjlenyomatos eszközt vár; ilyet a rendszer nem kezel (közös iPad blokkolóóraként használható)
- folyamatos GPS-követés vagy geofencing a követelmény
- építőipari Üvegkapu (EMAR) adatszolgáltatás a jogszabályi elvárás
- teljes bérszámfejtést vár — ez a rendszer az adatot készíti elő, nem számfejt
Nézze meg a saját cége adataival
A próbaidőszak alatt a teljes rendszer elérhető: rögzítés, jóváhagyás, zárás és export. Elég egyetlen csapattal elindulni.
60 napos próba indítása