Termék · jelenléti ív
Online jelenléti ív papír és körbeküldött táblázat helyett
A jelenléti ív attól lesz használható, hogy nem a hónap végén áll össze. A SimpliTime-ban a dolgozó naponta rögzít, a vezető jóváhagyja, a havi jelenléti ív pedig ebből áll elő — nyomtatható PDF-ben vagy táblázatként.
Miért nem működik a papíralapú jelenléti ív
A papír jelenléti ívvel három baj szokott lenni. Az első, hogy visszamenőleg töltik ki: a dolgozó a hónap végén próbálja felidézni, mikor jött be három hete kedden. A második, hogy az aláírás nem jóváhagyás — attól, hogy alá van írva, még nem nézte át senki. A harmadik, hogy nem kereshető: ha fél év múlva elő kell venni egy adott napot, az egy dobozban van.
A körbeküldött Excel ugyanezeket a bajokat örökli, kiegészítve azzal, hogy több verzió él belőle párhuzamosan, és nem derül ki, melyik az érvényes.
Hogyan áll össze az online jelenléti ív
- Napi rögzítésKezdés, befejezés, szünet — böngészőből. Ha a dolgozónak van beállított munkarendje, a napok előre kitölthetők, és csak az eltérést kell megadni.
- Hiányzások beépüléseA jóváhagyott szabadság, betegszabadság és fizetés nélküli távollét automatikusan megjelenik a megfelelő napokon — nem kell külön átvezetni.
- Vezetői jóváhagyásA vezető átnézi és jóváhagyja. Ettől a ponttól a hónap zárolható, és minden későbbi módosítás naplózódik.
- Jelenléti ív kiadásaDolgozónként és hónapra lekérhető a jelenléti ív PDF-ben — nyomtatható, aláírható —, illetve táblázatos formában további feldolgozáshoz.
Mit tartalmaz a kiadott jelenléti ív
- Dolgozónkénti havi bontás: dátum, kezdés, befejezés, ledolgozott óra
- Tevékenység és — ha használják — projekt megjelölése naponta
- Hiányzások megkülönböztetve: szabadság, betegszabadság, fizetés nélküli távollét
- Havi összesítés a ledolgozott órákról
- PDF kimenet nyomtatáshoz és aláíráshoz, illetve CSV/XLSX további feldolgozáshoz
Online jelenléti ív vagy Excel sablon?
Ez a kettő nem ugyanaz a döntés. Ha egyelőre csak egy rendes táblázat kell — mert öten vannak, és nincs jóváhagyási igény —, akkor tökéletesen elég egy jó sablon; erre van egy ingyenesen letölthető, nyomtatható jelenléti ív Excel sablonunk, regisztráció nélkül.
Az online jelenléti ívre akkor van szükség, amikor már nem a kitöltés a probléma, hanem hogy ki hagyta jóvá, mikor módosult, és melyik verzió megy a bérszámfejtésre. Ezt egy táblázat nem tudja megválaszolni.
Mit rögzít, és mi zárja le
A jelenléti ív hitelessége azon múlik, hogy utólag ki és mit módosíthat rajta. A rendszerben ezt három dolog szabályozza:
| Mechanizmus | Mit jelent a gyakorlatban |
|---|---|
| Napi rögzítési korlát | Beállítható, mennyi munkaidő rögzíthető egy napra — a nyilvánvalóan hibás bevitel így nem jut el a zárásig |
| Vezetői jóváhagyás | A rögzített idő jóváhagyott vagy elutasított státuszt kap; a folyamat egy- vagy kétszintű lehet |
| Havi zárás | Zárás után a hónap bejegyzései nem módosíthatók — a jóváhagyottak sem |
| Audit napló | Minden módosításról naplóbejegyzés készül, időbélyeggel |
Ez a négy együtt adja azt, amit a papíralapú ív aláírása próbál helyettesíteni: nyomot arról, hogy az adat mikor és kinek a jóváhagyásával vált véglegessé.
Kinek való — és kinek nem
Akkor jó választás, ha…
- ma papíron vagy körbeküldött táblázatban megy a jelenléti ív
- a hónap végén rendszeresen hiányoznak ívek
- a vezetőnek jóvá kell hagynia a rögzített időt
- kell nyomtatható, havi jelenléti ív a bérszámfejtésnek vagy ellenőrzéshez
Nem ezt keresi, ha…
- beléptető kaput, kártyás vagy ujjlenyomatos beolvasót vár
- GPS-szel szeretné igazolni, hol volt a dolgozó
- natív mobilalkalmazást vár; itt a mobil böngésző a belépési pont
- automatikus be- és kiléptetést vár emberi rögzítés nélkül
Gyakori hibák
- Marad a párhuzamos papír. Ha a papírt „biztos, ami biztos" alapon tovább vezetik, a két nyilvántartás előbb-utóbb eltér egymástól.
- Nincs kijelölt jóváhagyó. Jóváhagyás nélkül az online jelenléti ív is csak egy gyorsabban kitöltött táblázat.
- Csak a hónap végén nyitják meg. A visszamenőleges kitöltés online is visszamenőleges kitöltés marad.
Próbálja ki egy csapattal
Elég egyetlen részleggel elindulni: egy hónap alatt kiderül, hogy a jóváhagyási lánc és a jelenléti ív kimenete illeszkedik-e a működésükhöz.
60 napos próba indítása